Een realistische begroting is het halve werk

Een realistische begroting is het halve werk

Het is weer de tijd van het jaar om na te denken over de benodigde budgetten voor 2021. Voor veel ondernemers is dit tóch ieder jaar weer een hele klus. Maar eigenlijk moet je het zien als een spel met een aantal belangrijke spelregels die ik je hieronder graag uitleg!

Waarom budgetteren we?
Budgetteren doe je om je onderneming beter te kunnen leiden. Het doel is om een betere onderneming te worden, beter voorspelbaar in je omzet, je kosten en daarmee de sturing van je resultaten. Dit doe je simpel gezegd door de kosten en opbrengsten zo realistisch mogelijk te voorspellen.

Deze blog schrijf ik voornamelijk voor DGA’s of directies van bedrijven die zelf een begroting/budgettering willen maken om de onderneming écht beter te laten functioneren.

De spelregels

1. Maak een realistische begroting
   Maak een zo goed mogelijke inschatting van je omzet voor het komende jaar. Deze schatting maak je op basis van informatie uit het verleden (welke resultaten zijn in het verleden gehaald, onder welke omstandigheden en met welke activiteiten?), de inschatting van de (positieve) gevolgen van je aangepaste beleid en operationele plannen en inschattingen van de marktontwikkelingen (denk nu bijvoorbeeld aan de gevolgen van COVID19). Hoe beter je weet wat er speelt en hoe je daar mee omgaat, hoe beter de inschattingen worden.
   De kosten begroot je aan de hand van alle kosten die je gaat krijgen in de begrotingsperiode. Dit zijn de bestaande kosten, minus hetgeen je aan besparingen hebt doorgevoerd plus hetgeen je aan extra kosten hebt ingepland om je omzet doelstellingen te realiseren.
   Als de begroting eenmaal gemaakt is en er is besloten dat dit het plan voor de komende periode wordt, dan zijn daarmee direct de doelstellingen en targets voor dat jaar geformuleerd. En let op: Dit is zeker niet vrijblijvend.

2. Doordenk de financiële gevolgen
   Zodra je inzicht hebt in alle kostendragers en alle opbrengstdragers komt het doordenken van de financiële gevolgen van alle commerciële plannen. Wat ga je verkopen, hoeveel producten of diensten, in welke marktsegmenten, en welke marges zijn daarbij haalbaar? Ofwel, wat denk je bovenin (topline) de Profit & Loss aan opbrengsten te gaan realiseren.

3. Kosten berekenen
   De volgende stap is het doorrekenen van alle kosten van je organisatie, zoals die eruit gaan zien in de begrotingsperiode. Dus alle inzet van mensen, machines, en andere bedrijfsmiddelen en inkoop van producten en diensten die je hebt en gaat krijgen om deze beoogde omzetten te gaan realiseren.

4. Bijsturen van de conceptbegroting
   Een belangrijk onderdeel is het bijsturen van de eerste concept begroting. Dit bijsturen is een business proces, en zeker geen financieel proces. Aanpassingen in de plannen van de business maken dat een begroting anders wordt. Dus de vraag is dan altijd: wat ga je anders doen met als doel om een resultaat te gaan behalen wat voldoet aan de ambities van je bedrijf. In een aantal iteraties kom je op deze manier met de directieleden of directie en MT tot een aangepast businessplan met bijbehorende begroting en budgetten.

 Een goede rolverdeling

De business, vaak is dat Commercie samen met “Productie”, zijn verantwoordelijk voor de activiteiten die bepalen hoe de begroting en de budgetten eruit gaan zien.
Finance denkt mee, praat mee, beslist mee maar maakt niet de inhoudelijke businessplannen.
Finance en/of Business control hebben een belangrijke rol in het perfect weten en doorrekenen van de financiële impact van de businessplannen.
Gezamenlijk wordt er zo een evenwichtige, realistische begroting en budgettering opgesteld.

Nog een paar belangrijke en essentiële aandachtspunten om zinvol te budgetteren:

• Begroot realistisch, de begroting annex budgetten moeten gedragen worden door de leiding en de businessunits;
• Begroot waarheidsgetrouw;
• Begroot voldoende ambitieus, maar niet onhaalbaar, onrealistisch;
• Begroot op basis van de feiten, plannen en gedachten van de verantwoordelijke personen;
• Een budgettering is een WERKDOCUMENT, dus werk er mee;
• Heb plezier in dit proces en maak er een sport van.

En dan volgt het echte werk…

Het echte werk begint eigenlijk pas bij de voorbereiding van het organiseren van de onderneming. Dan moeten de plannen waargemaakt worden. Dan dient er geanalyseerd en bijgestuurd te worden.
Benieuwd hoe je dit het beste kunt aanpakken? Volg ons op LinkedIn voor meer blogs, videotutorials en inspirerende ondernemingsverhalen.

Ik wens je veel succes met de begrotingsbesprekingen en het opstellen van de begrotingen annex budgetten!

 Meer weten of direct stappen maken met je begrotingsproces? Wij helpen je graag verder.